Zakelijke uitgaven beheren zonder spreadsheets: zo werkt het

Veel finance teams merken dat het beheren van bedrijfsuitgaven meer tijd kost dan nodig is en onvoldoende actueel inzicht biedt. Dit maakt het lastig om grip te houden op cashflow, budgetten en compliance. In de praktijk draait uitgavenbeheer daarbij vaak nog op Excel en Google Sheets, die houvast bieden maar tekortschieten zodra organisaties groeien. Steeds meer bedrijven stappen daarom over op modern uitgavenbeheer. In dit artikel leest u hoe dat in de praktijk werkt.

In het kort

1. Veel finance teams verliezen nog steeds onnodig veel tijd aan uitgavenbeheer in spreadsheets.
2. Excel en Google Sheets geven geen actueel inzicht in bedrijfsuitgaven en vergroten de kans op fouten.
3. Een combinatie van zakelijke creditcards en een expense management systeem maakt uitgavenbeheer sneller, veiliger en overzichtelijker.
4. International Card Services biedt zakelijke en virtual cards én expense management. Zo behoudt uw finance team overzicht en controle.

Hoe finance teams tijd winnen en fouten voorkomen door uitgavenbeheer te automatiseren

Zakelijke uitgaven beheren in spreadsheets voelt vertrouwd, maar loopt snel vast. Bij reizen, abonnementen of online bestellingen ontstaat vaak verwarring door losse bonnetjes, verschillende betaalmethoden en handmatige verwerking. Gelukkig kan dit anders.

Koppelt u zakelijke creditcards aan een expense management systeem, dan ziet uw finance team direct alle uitgaven. Handmatige controles zijn grotendeels overbodig en fouten komen minder vaak voor. Hieronder leest u meer over hoe deze combinatie werkt en waarom steeds meer organisaties hiervoor kiezen.

Waarom bedrijfsuitgaven beheren in spreadsheets niet goed werkt

Spreadsheets zoals Excel of Google Sheets zijn gemaakt om te analyseren, niet om uitgaven mee te beheren. Zodra er meerdere teams, landen of budgethouders bij betrokken zijn, groeit het aantal tabbladen en formules snel. Daardoor wordt het steeds moeilijker om een overzichtelijke en correcte administratie van de uitgaven te houden.

Handmatig werk verhoogt het risico op fouten

Beheert u bedrijfsuitgaven in spreadsheets, dan kost dat veel handmatige handelingen: downloaden, plakken, ordenen, controleren en corrigeren. Zeker bij meerdere teams en veel uitgaven loopt dit snel op. Declaraties komen op verschillende momenten binnen. Hierdoor is het financiële team continu bezig met handmatig werk. Kleine fouten, zoals verkeerde data, ontbrekende bonnen of per ongeluk aan de verkeerde afdeling toegewezen kosten, kunnen zo snel ontstaan en blijven vaak langere tijd onopgemerkt, zeker bij meerdere versies van hetzelfde spreadsheet.

Gebrek aan actueel inzicht

Werkt u met spreadsheets, dan ziet u pas wat er is uitgegeven als medewerkers hun declaraties indienen. Sommige collega's doen dit pas na weken of zelfs maanden. Daardoor loopt uw inzicht in de cashflow achter en reageert finance vooral op problemen in plaats van op actuele cijfers. Omdat inzicht te laat beschikbaar is, kan finance pas bijsturen nadat afwijkingen zich al hebben voorgedaan. Dit vergroot de risico's voor cashflow en budgetbewaking.

Lastige audits en compliance-issues

Excel of Google Sheets bieden geen automatische controle. Daardoor moet finance zelf uitzoeken wie welke kosten heeft gemaakt. Ontbrekende bonnetjes, verschillende versies van spreadsheets en onduidelijke omschrijvingen maken dit nog moeilijker en zorgen ervoor dat audits veel tijd kosten. Voor de compliance-afdeling betekent dit een groter risico op fouten of ontbrekende documentatie.

Spreadsheets schalen niet mee

Spreadsheets schalen niet goed mee. Hoe groter de organisatie, hoe meer uitgaven er zijn, en dan worden spreadsheets vol en moeilijk te beheren. Bij internationale teams komen er extra complicaties bij, zoals andere valuta, btw-regels en workflows. Spreadsheets kunnen deze verschillen niet automatisch controleren.

Impact op de maandafsluiting

Zolang declaraties openstaan, is het lastig om de maandafsluiting op tijd en correct te doen. Finance wacht vaak op ontbrekende bonnetjes of moet correcties uitvoeren. Hierdoor komen deadlines onder druk te staan.

Hoe zakelijke creditcards uitgavenbeheer eenvoudiger maken en fouten voorkomen

Zakelijke creditcards gekoppeld aan een expense management systeem helpen uitgaven bij te houden, geven overzicht en maken het makkelijker om controle te houden en risico's te beheersen. Zonder zo'n koppeling blijft veel handwerk nodig en ontstaan makkelijker fouten.

1. Automatische koppeling van betalingen

Wanneer uw zakelijke creditcard gekoppeld is aan een expense management systeem, wordt elke betaling automatisch geregistreerd en direct zichtbaar. Dit voorkomt handmatig overtypen en verkleint de kans op invoerfouten. Zo verschijnt een betaling, zoals een hotelboeking, direct in het systeem, gekoppeld aan het juiste project of de juiste afdeling.

2. Minder bonnetjes en declaraties

Medewerkers koppelen bonnetjes eenvoudig via de app, zodat papieren bonnen niet meer fysiek bewaard hoeven te worden. Uitgaven worden automatisch in het systeem geregistreerd. Dat bespaart het finance team veel tijd, omdat uitgaven direct worden vastgelegd en correct worden gekoppeld.

3. Limieten en controle per medewerker

Met zakelijke creditcards voor uw team kunt u per medewerker bestedingslimieten en restricties instellen. U kunt bijvoorbeeld daglimieten instellen, bepaalde uitgaven blokkeren of extra goedkeuring vragen bij hogere bedragen. Daardoor worden ongeautoriseerde uitgaven voorkomen en hoeft finance minder controles achteraf te doen. Zo bespaart u tijd en blijft het overzicht van de uitgaven betrouwbaar.

4. Actueel inzicht in cashflow

Met zakelijke creditcards gekoppeld aan een expense management systeem ziet het financiële team direct wat er is uitgegeven. In één dashboard ziet u kosten per afdeling, project of land. Daardoor kan uw team sneller beslissingen nemen, budgetten bewaken en voorspellingen maken. Zonder dit overzicht blijft finance achter op de actuele cijfers en wordt bijsturen lastiger.

5. Volledige audit trail

Elke transactie van uw zakelijke creditcard wordt automatisch vastgelegd met metadata zoals tijd, locatie, kostenplaats en medewerker. Daardoor kan finance snel controleren wie wat heeft uitgegeven, fouten opsporen en interne of externe audits sneller afronden. Zonder een volledige audit trail kost het veel meer tijd om transacties te controleren en documentatie te verzamelen.

6. Fraudepreventie

Zakelijke creditcards hebben ingebouwde 24/7 fraude monitoring. Kiest u voor de betaaloplossingen van International Card Services (ICS), dan kunt u rekenen op extra fraudepreventie. Zo houdt ICS dag en nacht de betalingen bij die met de zakelijke creditcard(s) gedaan worden. Als ICS serieuze vermoedens heeft dat een betaling verdacht is, neemt zij zo spoedig mogelijk contact op met de Card-houder om dit te controleren.

Expense management systemen: grip op uitgaven en sterke compliance

Een expense management systeem maakt het uitgavenproces compleet. Het zorgt dat iedereen op dezelfde manier werkt, waardoor fouten en ontbrekende gegevens worden voorkomen. Daardoor kan finance sneller rapporteren en audits eenvoudiger uitvoeren. Zonder zo'n systeem kost het veel meer tijd om bedrijfsuitgaven te controleren en zijn rapportages minder betrouwbaar.

Zo werkt een expense management systeem

Een expense management systeem automatiseert bijna alle stappen van declareren, controleren en boeken. Uit onderzoek van ICS blijkt dat organisaties met handmatige declaratieprocessen gemiddeld tientallen uren, zo'n 41 uur per maand, kwijt zijn aan verwerking en opvolging. Wanneer u uw zakelijke creditcards via een datafeed koppelt aan een expense management systeem, verdwijnt dit handwerk grotendeels, waardoor het financiële team alleen nog uitzonderingen hoeft te controleren.
Zo werkt het in de praktijk:

1. Betalingen via zakelijke creditcards verschijnen automatisch in het systeem
2. Medewerkers koppelen bonnetjes eenvoudig via de app
3. Managers keuren declaraties met één klik goed
4. De administratie verwerkt transacties automatisch in het ERP

Door deze automatisering is handmatig overtypen overbodig, neemt de kans op fouten af en worden btw-bedragen direct herkend. Zo is het overzicht compleet en actueel en verlopen audits sneller.

Integratie met zakelijke creditcards

Door zakelijke creditcards te koppelen aan een expense management systeem verdwijnen veel handmatige processen. Transacties worden automatisch verwerkt in systemen zoals SAP Concur of SRXP, waardoor het overzicht altijd actueel is.

Strakkere rapportages en voorspelbare maandafsluiting

Door transacties dagelijks automatisch te registreren en declaraties snel te verwerken, blijft uw administratie altijd actueel. Dit maakt de maandafsluiting voorspelbaar en minder stressvol.

Actuele data en automatische controles geven direct inzicht in projectkosten, overschrijdingen en openstaande declaraties. Hierdoor kan het financiële team sneller rapporteren, fouten voorkomen en audits eenvoudiger afronden.
Voordelen voor het financiële team:

1. Minder openstaande declaraties
2. Betere datakwaliteit
3. Duidelijke toewijzing aan kostenplaatsen
4. Automatische btw-herkenning
5. Minder correcties achteraf

Door deze verbeteringen bespaart uw team veel tijd en verloopt de maandafsluiting een stuk soepeler.

Praktijkvoorbeeld: hoe Royal Swinkels grip houdt op bedrijfsuitgaven

Royal Swinkels gebruikt zakelijke creditcards in combinatie met SAP Concur. Hierdoor ziet Group Treasurer Mathieu Ummelen elke uitgave vrijwel direct in de app. Medewerkers maken simpelweg een foto van de bon, die automatisch aan de juiste transactie wordt gekoppeld. Met één klik wordt de declaratie goedgekeurd door de manager.
Dit levert het bedrijf meerdere voordelen op:

1. Minder fouten, omdat gegevens automatisch worden vastgelegd
2. Lagere administratieve druk voor finance
3. Altijd actueel inzicht in kosten per project of afdeling
4. Eenvoudiger voor medewerkers, die geen papieren bonnetjes meer hoeven te bewaren

"Het gebruik van zakelijke creditcards en de declaratietool SAP Concur geeft gemak, tijdsbesparing en inzicht. Zowel voor de gebruikers als voor de administratie." - Mathieu Ummelen

Bedrijfsuitgaven beheren zonder spreadsheets wordt eenvoudig met ICS

Met ICS wordt uitgavenbeheer zonder spreadsheets overzichtelijk en betrouwbaar. Alle transacties komen automatisch binnen en kunnen direct gekoppeld worden aan uw expense management systeem. Hierdoor heeft uw finance-team altijd actueel inzicht, minder handmatig werk en minder kans op fouten.
Het financiële team profiteert van:

1. Wereldwijde acceptatie van ICS-creditcards via Mastercard en Visa
2. Koppelingen met expense management systemen
3. Direct overzicht van transacties per medewerker, project of afdeling
4. Veilige en gecontroleerde declaratieprocessen
5. Duidelijke rapportages voor finance, waardoor audits sneller en makkelijker verlopen

Zo was het financiële team van Hortilux Schréder elke week één tot een anderhalf uur bezig met verwerken van de declaraties van Card-houders. Nu is dit binnen minuten geregeld.

Tijd voor de volgende stap: schaalbaar uitgavenbeheer zonder Excel en Google Sheets

Moderne organisaties kunnen uitgaven niet langer efficiënt beheren met spreadsheets. Het kost veel tijd, vergroot de kans op fouten en belemmert actueel inzicht. Met zakelijke creditcards worden transacties automatisch geregistreerd. Een gekoppeld expense management systeem maakt declareren eenvoudiger, verbetert compliance en versnelt audits.
Door deze combinatie van tools:

1. besteedt uw team minder tijd aan handmatig werk
2. houdt u beter overzicht op uitgaven per afdeling, project of medewerker
3. voorkomt u fouten en standaardiseert u processen
4. rondt u de maandafsluiting sneller en voorspelbaarder af

Voor finance-teams die willen opschalen zonder extra handwerk, is dit een logische volgende stap.

Veelgestelde vragen over zakelijke uitgaven beheren zonder spreadsheets

Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen. Staat uw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met onze accountmanager. We helpen u graag!

Hoe helpt een zakelijke creditcard mij om zakelijke uitgaven beter te beheren dan een spreadsheet?

Een zakelijke creditcard registreert automatisch alle transacties. Daardoor hoeft u geen gegevens handmatig over te nemen in spreadsheets, krijgt u direct overzicht en vermindert de kans op fouten. U ziet ook meteen per medewerker of project wat is uitgegeven, waardoor budgetten beter te volgen zijn.

Wanneer is een combinatie van zakelijke creditcards en een expense management systeem voordeliger dan losse declaraties?

Wanneer bonnetjes automatisch gekoppeld worden en managers direct kunnen goedkeuren, hoeft team finance geen losse spreadsheets te controleren. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en maakt het proces audit-proof. Bijvoorbeeld: een hotelboeking wordt automatisch vastgelegd zonder handmatig werk. Twijfelt u welke oplossing het beste bij uw organisatie past? Neem contact met ons op, we helpen u graag verder.

Hoeveel tijd bespaart een finance team door over te stappen van spreadsheets naar een geautomatiseerd systeem?

Doordat declaraties en transacties automatisch verwerkt worden, bespaart elke medewerker gemiddeld enkele uren per maand. Het financiële team heeft zo minder handmatig werk en kan sneller rapporteren. Zo was de financiële afdeling van Hortilux Schréder bijvoorbeeld eerst elke week één tot een anderhalf uur bezig met verwerken van de declaraties van Card-houders. Met een geautomatiseerd systeem is dit nu binnen minuten gedaan.

Hoe helpen zakelijke creditcards gekoppeld aan een expense management systeem bij het bewaken van cashflow en budgetten?

Met zakelijke creditcards gekoppeld aan een expense management systeem worden bedrijfsuitgaven direct geregistreerd en centraal inzichtelijk. Finance beschikt hierdoor over overzicht, ziet sneller waar budgetten worden overschreden en kan tijdig bijsturen.

Hoe ondersteunen zakelijke creditcards in combinatie met een expense management systeem compliance en audits op groepsniveau?

Door deze combinatie is elke zakelijke transactie volledig traceerbaar op tijd, locatie, medewerker en kostenplaats. Dit maakt audits sneller en overzichtelijker en helpt compliance te waarborgen.

Hoe helpt ICS mij bij compliance en audits vergeleken met handmatige Excel-registraties?

Met ICS is elke transactie goed te volgen. Gegevens zoals tijd, locatie en medewerker zijn direct zichtbaar. Kostenplaatsen worden zichtbaar zodra het expense management systeem hierop is ingericht en de medewerker de factuur of bon koppelt aan de transactie. Zo verlopen audits sneller en overzichtelijker en gaat er minder tijd verloren aan zoeken en controleren.

Is overstappen van spreadsheets naar een zakelijke creditcard + expense management systeem ingewikkeld?

Nee. Koppelingen staan vaak binnen enkele weken live. ICS begeleidt u bij het overstapproces, zodat het financiële team snel aan de slag kan en minder tijd kwijt is aan onboarding.

Hoe garandeert ICS compliance en dataveiligheid bij uitgavenbeheer?

Gegevens worden verwerkt binnen de beveiligde omgevingen van Mastercard, met onder andere 2FA en fraudepreventie (bekijk onze voorwaarden voor details). Daarnaast kan het financiële team limieten instellen en uitgaven controleren, zodat fouten of ongeautoriseerde betalingen voorkomen kunnen worden.

Kan mijn ERP gekoppeld worden aan de expense management oplossingen van ICS?

Ja, de expense management-oplossingen van ICS kunnen gekoppeld worden aan veelgebruikte ERP-systemen. Hierdoor komen transacties automatisch in uw administratie terecht, zonder handmatig werk. Dit voorkomt fouten en vergroot het overzicht voor uw financiële team. Voor meer informatie over de mogelijkheden kunt u contact opnemen met een van onze accountmanagers.