Verbeter compliance bij bedrijfsuitgaven met zakelijke creditcards

Hoe voorkomt u handmatige fouten en voldoet u aan alle regels bij bedrijfsuitgaven? In deze blog leest u hoe zakelijke creditcards en een expense management systeem uw organisatie helpen bij betrouwbare administratie en inzichtelijke audits.

Hoe groter de organisatie, hoe lastiger het wordt om overzicht te houden op alle zakelijke uitgaven. Dat komt doordat er meer afdelingen, medewerkers en locaties zijn die uitgaven doen. Hierdoor is het lastiger om te controleren of elke uitgave voldoet aan interne regels en wetgeving.

Zakelijke creditcards in combinatie met een goed expense managementsysteem helpen u om dit beter te organiseren. U krijgt meer grip, verkleint u het risico en maakt de financiële afdeling eenvoudiger rapportages. In dit artikel leest u hoe dat werkt.

Compliance bij bedrijfsuitgaven: wat houdt dat in?

Compliance bij bedrijfsuitgaven betekent dat uw organisatie zich houdt aan alle interne regels en externe wet- en regelgeving. Denk aan correcte btw-verwerking, goedkeuringen vooraf, een juiste kostenplaats en een complete administratie. Grote organisaties lopen meer risico op fouten door meerdere afdelingen, locaties en budgethouders. Bijvoorbeeld als een medewerker een declaratie zonder bon inlevert, iets buiten het budget koopt of betaalt zonder goedkeuring. Zonder overzicht merkt u dit soort fouten soms te laat. Dat zorgt voor problemen bij een interne controle of audit.

Zakelijke creditcards zoals die van ICS (dat zijn wij!) in combinatie met een expense managementsysteem helpen om die fouten te voorkomen. U stelt eenvoudig uitgavenlimieten in, koppelt betalingen aan de juiste medewerker of het juiste project en zet digitale goedkeuringen klaar. Zo zorgt u voor grip op bedrijfsuitgaven. 

Alle zakelijke uitgaven in één systeem zorgt voor overzicht

Met zakelijke creditcards en een expense management oplossing komen alle bedrijfsuitgaven automatisch in één systeem. Medewerkers voegen hun bon snel toe via een app. Het systeem controleert meteen of de zakelijke uitgave past binnen het beleid van uw organisatie. Zo hoeft u minder handmatig te verwerken, werkt u sneller en maakt u minder snel handmatige fouten.

Voor finance- en compliance-afdelingen is dit extra handig. U werkt met één centrale plek voor alle bedrijfsuitgaven. Zo merkt u afwijkingen snel op en maakt de financiële afdeling rapportages met actuele data.

Hoe modern uitgavenbeheer helpt bij interne en externe audits

Voor een goede audit is een volledig en overzichtelijk inzicht in alle zakelijke uitgaven cruciaal. Werkt u nog met handmatige processen? Dan kost dit veel tijd en neemt de kans op fouten toe. Zakelijke creditcards in combinatie met een expense management oplossing maken dit een stuk eenvoudiger.

Per transactie ziet u direct de juiste bon, alle relevante informatie en de bijbehorende goedkeuring. Daardoor werken finance- en compliance-teams sneller, hebben ze volledigere gegevens en doorlopen ze interne en externe audits zonder vertraging.

Zo kiest u een betrouwbare partner voor betere compliance

Wilt u zakelijke creditcards inzetten om de compliance binnen uw organisatie te verbeteren? Kies dan voor een betrouwbare partner. Let hierbij op gebruiksgemak, de mogelijkheid om te koppelen met uw eigen systemen, en de ervaring en stabiliteit van de aanbieder. Ga voor een partij met veel ervaring met zakelijke klanten en een goede klantenservice. Kies een partner die begrijpt wat er speelt in grote organisaties en helpt bij het inrichten van processen.

Zo koos Talpa Network voor de zakelijke creditcards van ICS. Voor Marloes van Elswijk, Executive Assistant bij het mediabedrijf, gaven overzicht, grip op uitgaven, gebruiksgemak en betrouwbaarheid de doorslag. U leest er meer over in het klantverhaal.

Start vandaag met ICS voor compliance bij bedrijfsuitgaven

ICS is de grootste aanbieder van zakelijke creditcards in Nederland en onderdeel van ABN AMRO. Dankzij onze zakelijke creditcards en koppelingen met expense management oplossingen krijgt u meer grip op bedrijfsuitgaven. Declareren wordt eenvoudiger en compliance goed te overzien. 

Benieuwd wat ICS voor uw organisatie kan doen? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Veelgestelde vragen over compliance bij zakelijke uitgaven

Hieronder beantwoorden we een aantal van de veelgestelde vragen. Staat uw vraag er niet tussen? We beantwoorden uw vragen graag.

Hoe draagt een expense management systeem bij aan de compliance van bedrijfsuitgaven?

Met zakelijke creditcards en een expense management systeem houdt u eenvoudig zicht op alle uitgaven. U ziet direct of ze voldoen aan het interne beleid en de wet- en regelgeving. Zo voorkomt u fouten en houdt u grip op het proces. 

Waarom zijn zakelijke creditcards met een declaratiesysteem beter voor compliance dan handmatige processen?

Zakelijke creditcards met expense management verkleinen de kans op fouten, versnellen processen en zorgen voor meer transparantie. U heeft altijd inzicht, verwerkt bonnen automatisch en bespaart tijd op controles en rapportages.

Hoe ondersteunt ICS compliance van bedrijfsuitgaven?

Met de zakelijke creditcards van ICS en integraties met onze expense management oplossingen krijgt u grip op uitgaven, actueel inzicht en een duidelijke audittrail. U stelt eenvoudig limieten in, houdt controle over transacties en werkt met heldere goedkeuringsflows. Zo voldoet u eenvoudig aan de regels.

Hoe helpt ICS bij audits of controles?

Met de zakelijke creditcards van ICS en een expense management systeem heeft u altijd een compleet overzicht van uw uitgaven. U vindt snel de juiste bon, goedkeuring en btw-informatie. Dat maakt audits een stuk makkelijker.