Met 80 medewerkers bij Royal Swinkels die een zakelijke creditcard gebruiken, werd het declaratieproces onoverzichtelijk. Om dit probleem op te lossen koppelt het familiebedrijf de betaalkaarten daarom nu aan een expense managementsysteem: SAP Concur. Hiermee is declareren veel eenvoudiger en krijgt het bedrijf beter zicht op de zakelijke uitgaven.

Internationale bedrijfsuitgaven vragen om een efficiënt declaratieproces

Royal Swinkels is een familiebedrijf dat al ruim 300 jaar wereldwijd actief is in de brouwerij- en moutindustrie. Het bedrijf brengt jaarlijks wereldwijd tientallen biermerken op de markt. Meer dan de helft daarvan wordt buiten Nederland wereldwijd in de horeca en retail verkocht. Royal Swinkels levert niet alleen mout aan hun eigen brouwerijen, maar ook aan ruim 1000 andere brouwers in meer dan 50 landen.

Niet gek dus dat medewerkers van dit familiebedrijf veel reizen voor hun werk. En daar komen bedrijfsuitgaven bij kijken die gedeclareerd moeten worden. Mathieu Ummelen, Group Treasurer bij Royal Swinkels, legt uit hoe de samenwerking met ICS het declaratieproces makkelijker maakt.

Waarom Royal Swinkels kiest voor ICS 

Mathieu werkt al meer dan 25 jaar in Treasury en is sinds 2,5 jaar Group Treasurer bij Royal Swinkels. Hij is verantwoordelijk voor het regelen van alle geldzaken binnen de groep. Denk aan het aantrekken van financieringen, het omgaan met wisselkoersen en het creditcard- en declaratieproces.

"We werken al lang samen met ICS en hebben veel van hun zakelijke creditcards in gebruik. We zijn erg tevreden en gaan onze transacties nu ook koppelen aan declaratiesoftware, een snelle en eenvoudige oplossing om slimmer en efficiënter te werken," vertelt Mathieu.

Voorheen verliep het declaratieproces grotendeels handmatig: medewerkers betaalden met hun zakelijke creditcard en dienden de bedragen ter goedkeuring in per formulier. Met de introductie van een gebruiksvriendelijkere en efficiëntere oplossing is het indienen en verwerken van declaraties nu vereenvoudigd.

Zakelijke ICS creditcards met declaratiesysteem SAP Concur 

Royal Swinkels gaat zakelijke creditcards combineren met het declaratiesysteem SAP Concur. ICS zorgt voor een koppeling tussen deze twee systemen. Hierdoor kunnen medewerkers hun kosten snel en eenvoudig declareren. Mathieu test het nieuwe systeem en is enthousiast.

"Als ik nu iets betaal met mijn creditcard, zie ik die uitgave de volgende avond terug in mijn app. Ik maak een foto van het bonnetje, en koppel die. Met één klik stuur ik het naar mijn manager om de uitgave goed te laten keuren," vertelt hij. 

Dit bespaart tijd en werk voor iedereen: medewerkers, managers én de financiële afdeling. Bovendien is de kans op fouten met dit nieuwe systeem veel kleiner.

Voordelen van zakelijke creditcards in combinatie met een declaratietool 

Volgens Mathieu biedt de combinatie van zakelijke creditcards en een declaratiesysteem veel handige voordelen. We zetten de belangrijkste op een rijtje:

Automatische declaraties

Medewerkers maken een foto van hun bonnetje en declareren hun uitgaven meteen in de app. Papieren bonnetjes bewaren of Excel-sheets zijn niet nodig. Het declaratiesysteem verwerkt alle gegevens automatisch, wat het werk voor de financiële afdeling veel eenvoudiger maakt.

Direct inzicht in bedrijfsuitgaven en tijd besparen

Zakelijke creditcards zorgen er in combinatie met een expense managementtool ook voor dat transacties direct zichtbaar zijn. Zo is het altijd duidelijk wat er wordt uitgegeven, door wie en waar. Hierdoor hoeft de administratie geen herinneringen meer te sturen als bonnen ontbreken. Dit bespaart tijd en voorkomt handmatige fouten.

Btw makkelijker terugvragen

Met de combinatie van zakelijke ICS creditcards en een declaratiesysteem is het bijhouden van btw veel eenvoudiger. Het systeem herkent automatisch de btw op bonnetjes en verwerkt deze meteen op de juiste manier.

Een modern declaratieproces is efficiënter en zorgt voor betere controles

De testperiode met de zakelijke creditcards van ICS en het nieuwe declaratiesysteem bevalt Mathieu tot nu toe goed. Het proces is sneller, eenvoudiger en geeft het bedrijf meer grip op de uitgaven. Een mooie stap richting efficiënt uitgavenbeheer!