Waarom bedrijven zonder inzicht in uitgavenbeheer financiële risico's lopen

Zakelijke uitgaven verwerken hoort bij het dagelijkse werk van elke financiële afdeling. Denk aan reiskosten, hotelovernachtingen of werkgerelateerde aankopen. Maar als declaraties te laat of onvolledig worden ingediend, raakt het overzicht snel kwijt. Dat leidt tot fouten in de administratie, onverwachte kosten en risico's rond compliance.

In deze blog leest u welke risico's u loopt bij onoverzichtelijk uitgavenbeheer. En hoe u deze risico's verkleint met zakelijke creditcards en een oplossing voor expense management.

Wat inzichtelijk uitgavenbeheer uw organisatie oplevert

Als u helder zicht heeft op de zakelijke uitgaven van uw bedrijf, houdt u makkelijker grip op het budget. U kunt sneller ingrijpen als de kosten oplopen en maakt u financiële keuzes op basis van actuele cijfers. Ook voorkomt u dubbele of foutieve declaraties.

Goede registratie van uitgaven zorgt ook voor duidelijke verantwoording, zowel intern richting het management als extern bij audits of belastingcontroles. Bij vragen kan de financiële afdeling eenvoudig aantonen waar geld aan is uitgegeven.

De 3 grootste risico's van onoverzichtelijk uitgavenbeheer

Als helder inzicht in uitgavenbeheer binnen uw organisatie ontbreekt, lopen de risico's snel op. Hieronder leest u drie veelvoorkomende problemen.

1. Inefficiëntie en foutgevoeligheid

Bij veel organisaties verloopt het declaratieproces nog handmatig. Medewerkers bewaren bonnetjes, dienen kosten achteraf in en raken gegevens kwijt. Dit zorgt voor vertraging, extra controlewerk door het financiële team en een grotere kans op fouten in de administratie. Denk aan dubbele declaraties, verkeerde btw-verwerking, verkeerd geboekte kosten of het missen van factuurnummers. 

2. Niet voldoen aan wet- en regelgeving

Als zakelijke uitgaven niet goed worden geregistreerd, wordt het lastiger om te voldoen aan wet- en regelgeving. Fiscale eisen of interne audits vragen om een correcte administratie. Denk aan btw-aangiftes of belastingcontroles.

Zijn gegevens onvolledig of onjuist? Dat kan leiden tot boetes, bijvoorbeeld als btw-aangiftes niet kloppen of kosten niet goed zijn onderbouwd. Ook kan het vertrouwen van klanten of partners afnemen als de financiële administratie van uw organisatie niet op orde is.

3. Zakelijke uitgaven zijn niet op tijd zichtbaar

Wanneer declaraties pas dagen of weken later worden ingediend, ontbreekt het overzicht. Het financiële team weet niet hoeveel er al is uitgegeven en kan dus niet tijdig bijsturen. Zo kunnen er onaangename verrassingen ontstaan aan het eind van de maand, zoals overschrijdingen van het budget of vergeten kosten. Dat zorgt voor extra druk op de financiële afdeling, die later alles alsnog moet uitzoeken en corrigeren.

Hoe zakelijke creditcards en expense management deze risico's verkleinen

Met zakelijke creditcards en een expense management oplossing heeft u altijd inzicht in de bedrijfsuitgaven en hoeft het financiële team niet meer te wachten op handmatige declaraties. De transacties zijn automatisch zichtbaar, voor zowel de medewerker als het financiële team. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.
Ook voor medewerkers is het declareren een stuk makkelijker. Zij koppelen transacties eenvoudig aan de juiste kostenpost in de app. Bonnetjes bewaren is niet meer nodig. Dat betekent minder gedoe en minder kans op fouten.

Hieronder leest u meer over hoe zakelijke creditcards en expense management de risico's van onoverzichtelijk uitgavenbeheer verkleinen.

Meer controle en transparantie

Met een zakelijke creditcard weten medewerkers altijd hoeveel ze nog kunnen uitgeven. In de app zien ze hun persoonlijke limiet en hoeveel daarvan al is gebruikt. Zo komen ze nooit voor verrassingen te staan tijdens een zakenreis of zakelijke aankoop.

Ook voor de financiële afdeling is er meer overzicht. De zakelijke uitgaven van verschillende medewerkers staan overzichtelijk bij elkaar. Zo is het in één oogopslag duidelijk wie wat heeft uitgegeven en blijft het uitgavenbeheer van uw organisatie onder controle.

Wilt u weten hoe dit werkt? Bij Hortilux Schréder, een bedrijf dat groeilichtoplossingen maakt voor de internationale glastuinbouw, werken ze met ICS zakelijke creditcards en een gekoppeld declaratiesysteem. Zonder zakelijke creditcards had de financiële administratie van dit bedrijf pas inzicht in uitgaven als de afschriften binnen waren. Nu zien ze betalingen direct. Dat helpt bij het plannen en houdt de uitgaven onder controle. U leest meer over in het klantverhaal.

Voldoe aan compliance

Met duidelijk overzicht op zakelijke uitgaven kunt u transacties makkelijk registreren, goedkeuren en onderbouwen. Dit helpt bij de interne controle en maakt het eenvoudiger om te voldoen aan wet- en regelgeving. Zo voorkomt u discussies achteraf en bent u goed voorbereid op controles. Bijvoorbeeld van de accountant of een toezichthouder.

Bescherming tegen fraude

Veel zakelijke creditcards zijn goed beveiligd. U kunt bijvoorbeeld eenvoudig bestedingslimieten per medewerker instellen. Ook worden alle transacties 24/7 gemonitord. Valt een betaling op? Dan neemt de zakelijke creditcardmaatschappij direct contact op met de kaarthouder om misbruik te voorkomen. Zo bent u beschermd tegen frauduleuze uitgaven.

Beter onderbouwde financiële rapportages

Als zakelijke uitgaven goed zijn geregistreerd, maakt u eenvoudig maandelijkse overzichten en rapportages. U ziet in één oogopslag waar geld aan wordt uitgegeven. De financiële afdeling kan kosten vergelijken, afwijkingen opsporen en sneller bijsturen. Zo houdt u grip op de bedrijfsuitgaven, voorkomt u dat kosten ongemerkt oplopen en blijft uw organisatie financieel gezond.

Zakelijke creditcards en expense management bieden nog veel meer voordelen. In deze blog zetten we de 6 grootste voordelen van een modern zakelijk declaratieproces op een rij.

Kies een betrouwbare partner voor veilig en overzichtelijk uitgavenbeheer

Wilt u uw uitgavenbeheer inzichtelijk maken met zakelijke creditcards en een expense management oplossing? Kies dan voor een betrouwbare partner. Dan weet u zeker dat de overstap goed gaat.

Let bij het kiezen van een zakelijke creditcardmaatschappij op de volgende punten:

• Reputatie en betrouwbaarheid: onderzoek de reputatie en betrouwbaarheid van de bank. Hoeveel klanten heeft deze, bestaat de bank al lang, is deze onderdeel van een grotere bank.
• Beveiliging en fraudepreventie: Zorg ervoor dat de creditcardprovider sterke beveiligingsmaatregelen en fraudepreventie biedt om jouw bedrijf te beschermen tegen ongeoorloofde transacties.
• Inzicht in zakelijke uitgaven: Een goede aanbieder biedt duidelijke rapporten, limieten per medewerker en inzicht in wat er wordt uitgegeven.
• Koppeling met een expense management oplossing: Kies een creditcard die u makkelijk kunt koppelen aan declaratiesoftware. Dit maakt uw financiële administratie eenvoudiger.
• Service en ondersteuning: Is de klantenservice makkelijk te bereiken? En krijgt u snel hulp als er iets misgaat?
• Flexibiliteit en schaalbaarheid: Uw bedrijf kan veranderen. Kies daarom voor een flexibele partner waarbij u eenvoudig extra cards aanvraagt en limieten wijzigt.

Maak het uitgavenbeheer van uw organisatie inzichtelijk met ICS

Hoog tijd om het uitgavenbeheer van uw organisatie inzichtelijk te maken. Zo voorkomt u fouten in de administratie, houdt u grip op de kosten en bent u goed voorbereid op controles. Met zakelijke creditcards en een expense management tool krijgt u het overzicht terug.

ICS is al meer dan 35 jaar actief op de zakelijke markt en onderdeel van ABN AMRO. ICS biedt zakelijke creditcards en expense management aan verschillende bedrijven, van klein tot groot. Zo vertrouwen al duizenden organisaties op onze dienstverlening.

Vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan en ontdek wat ICS voor uw organisatie kan betekenen.