Internationaal adviseren betekent ook aardig wat declareren

Eraneos is een internationaal adviesbureau dat zich bezighoudt met management en technologie. Het helpt bedrijven met de ontwikkeling van hun digitale toekomst. De naam van het bedrijf staat voor nieuw tijdperk (era - tijdperk en neos - nieuw). En die naam past perfect bij dit adviesbureau. De adviseurs en engineers van het bedrijf helpen organisaties veranderen en verbeteren. Het doel is een duurzame groei en blijvende impact voor elkaar te krijgen.

In Nederland werken meer dan 250 medewerkers. Het bedrijf, eerst Quint genoemd, is hier al ruim 30 jaar actief. Eraneos wordt gezien als een van de top adviesbureaus van Nederland. Ze zijn in heel veel verschillende zaken gespecialiseerd: van agile en IT-strategie tot sourcing en data science.

Als internationaal adviesbureau wordt er natuurlijk vaak gereisd. En daarbij komen ook de nodige bedrijfsuitgaven kijken. Bedrijfsuitgaven moeten door werknemers gedeclareerd worden. Wij spraken met Norbert van Oosterhout, Director Operations & Finance, over het declaratieproces en hoe de zakelijke creditcards van ICS dit makkelijker maken.

Ontwikkelingen binnen Eraneos op het gebied van reisgedrag

Van Oosterhout is binnen Eraneos verantwoordelijk voor een uitgebreid takenpakket. Als het op financiën aankomt is hij eindverantwoordelijke, stuurt hij het Finance team aan en ondersteunt hij de Assistent Controller door bij te springen waar nodig.

Als bureau met een hoofdkantoor in Zwitserland wordt er vanzelfsprekend wat afgereisd door de consultants van Eraneos. Voor het doen van contractuele inkopen geldt een relatief strikt beleid. Maar wanneer er onderweg met een klant een kopje koffie wordt gedronken, kan in theorie iedereen deze uitgaven doen namens het bedrijf. Voor dat soort uitgaven worden dan ook vaak de zakelijke creditcards van ICS gebruikt.

Met het aandienen van de coronacrisis werd het reisgedrag van de werknemers van Eraneos echter flink aangetast. Vanzelfsprekend werd er stukken minder gereisd in deze periode, met alle gevolgen van dien voor het doen van zakelijke betalingen op weg.

Door overstap op ICS Business nu real-time inzicht in bedrijfsuitgaven medewerkers

Waar Eraneos voorheen nog werkte met American Express creditcards, wilden zij graag overstappen op het gebruik van Mastercard creditcards. Vanwege het feit dat er door Eraneos bij ABN AMRO gebankierd werd, kwamen zij al snel bij International Card Services terecht.

Met het einde van de coronacrisis is het reisgedrag van de Nederlandse werknemers van Eraneos weer aanzienlijk toegenomen. Betalingen tijdens het reizen worden dus veelal met zakelijke creditcards van ICS gedaan.

Van Oosterhout: "In principe hebben veel van onze collega's een ICS Mastercard. Je ziet ook nog wel dat mensen iets afrekenen met hun eigen betaalmiddelen en dit declareren via een geautomatiseerd systeem binnen Odoo, ons ERP. Collega's zijn vrij hierin te kiezen, al staan wij er wel op dat uitgaven in Nederland waar BTW op van toepassing is, via factuur verlopen." Een kopje koffie onderweg kent geen verrekenbare BTW, dus deze wordt vaak met creditcard of pin betaald. Dit om de BTW-administratie waterdicht te houden.

Indien er behoefte aan is, bijvoorbeeld wanneer zijn collega's veel in het buitenland zijn, of veel bedrijfsuitgaven doen, krijgen zij van Norbert van Oosterhout een ICS creditcard.

Het grootste voordeel van het gebruik van ICS creditcards is dat alle uitgaven, vanwege de koppeling met Odoo, direct in te zien zijn. Dit zorgt voor een compleet, real-time overzicht, waardoor de financiële afdeling niet voor verrassingen komt te staan.

Tijdbesparing Card-houders en versimpeling van administratieve 'checks'

Maar met dit systeem ziet Norbert van Oosterhout nu niet alleen automatisch welke uitgaven door collega's gedaan zijn.

"Voorheen was het zo dat ik tegen mensen die creditcarduitgaven gedaan hadden zei dat ze die netjes in het systeem moesten zetten. Nu is het zo dat ik meteen zie welke uitgaven gedaan zijn, maar ook dat daar bijvoorbeeld de bonnetjes nog niet voor zijn ingeleverd. Hierdoor zijn de 'checks' voor ons stukken makkelijker geworden."

Over de daadwerkelijke besparing in kosten die dit oplevert wil Van Oosterhout geen harde uitspraken doen, vanwege het feit dat de bijbehorende werkzaamheden erg verdeeld zijn. Van Oosterhout: "Overigens zijn mijn collega's die kaarthouder zijn natuurlijk ook erg blij met dit systeem. Het scheelt hun gewoon typewerk, wat voor sommige medewerkers toch weer een repetitieve taak is die ze van hun reguliere werkzaamheden houdt. Op 250 werknemers zorgt dat uiteindelijk voor best een grote tijdsbesparing."

Daarnaast helpt het gebruik van de zakelijke creditcards van ICS ook om de financiële administratie van Eraneos up-to-date te houden. Van Oosterhout: "Bij uitgaven met creditcards weten wij, in real-time, precies wat er uitgegeven is. Als mensen handmatig declareren, weet ik pas wat er uitgegeven is, wanneer er wordt gedeclareerd. Soms gebeurt dat pas een jaar later, waardoor kosten in de verkeerde periode in de boeken komen."

Los daarvan prijst Van Oosterhout ook het gebruiksgemak voor de Card-houders zelf. Zij hoeven immers geen bedragen meer voor te schieten wanneer zij zakelijke betalingen doen met een creditcards van ICS. Genoeg reden dus, om ook in de toekomst met dit systeem te blijven werken.